E-Rechnung im Handwerk: Was ab 2025, 2027 und 2028 gilt

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das ein Computerprogramm automatisch lesen kann. Sie muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Wichtig: Eine normale PDF-Datei ist keine E-Rechnung, auch wenn sie per E-Mail verschickt wird. Sie gilt rechtlich als „sonstige elektronische Rechnung“.

Die gängigen Formate

• XRechnung: reine XML-Datei. Für Menschen ohne Programm schwer lesbar, aber Standard bei öffentlichen Auftraggebern.
• ZUGFeRD (ab Version 2.0.1): eine PDF-Datei mit eingebetteter XML-Datei. Der Kunde kann sie wie gewohnt ansehen, die Buchhaltung liest die Daten automatisch. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen dafür nicht aus.
• Andere Formate, etwa per EDI, sind möglich, wenn beide Seiten das vereinbaren und die nötigen Angaben enthalten sind.

Wen betrifft die Pflicht?

Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B), also zum Beispiel, wenn du für eine Hausverwaltung, einen Bauträger, einen Generalunternehmer oder einen anderen Handwerksbetrieb arbeitest. Bei öffentlichen Auftraggebern ist die E-Rechnung schon länger Standard – an den Bund etwa seit 2020.

Rechnungen an Privatkunden (B2C) sind von der E-Rechnungspflicht nicht betroffen. Hier darfst du weiter Papier oder PDF verwenden. Für viele Handwerksbetriebe mit vielen Privatkunden ist das eine gute Nachricht – trotzdem lohnt es sich, den Ablauf für Geschäftskunden rechtzeitig umzustellen.

Ausnahmen gibt es außerdem für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und für Fahrausweise. Diese dürfen auch an Unternehmen weiterhin als Papier- oder PDF-Rechnung gehen.

Die Fristen im Überblick

Empfangen: Was du schon heute brauchst

Für den Empfang reicht grundsätzlich ein E-Mail-Postfach. Entscheidend ist, dass du die Rechnung lesen, prüfen und richtig aufbewahren kannst. Eine XRechnung ist ohne passendes Programm kaum lesbar. Du brauchst also eine Software oder ein Werkzeug, das die Datei anzeigt – oder du gibst sie direkt an deine Buchhaltung oder deinen Steuerberater weiter.

Aufbewahrt werden muss die E-Rechnung in ihrem ursprünglichen Format, also die XML-Datei bzw. die ZUGFeRD-Datei mit den eingebetteten Daten. Ausdrucken und das Original löschen ist nicht erlaubt. Kläre mit deinem Steuerberater, wie lange und wo du aufbewahrst.

Verschicken: So bereitest du dich vor

1. 1Prüfen, wie viel Umsatz du mit Geschäftskunden machst und ob du unter oder über 800.000 € Gesamtumsatz liegst.
2. 2Klären, ob deine Rechnungssoftware XRechnung und ZUGFeRD erzeugen kann.
3. 3Stammdaten pflegen: Bei Geschäftskunden werden Angaben wie Anschrift, Umsatzsteuer-ID oder eine Leitweg-ID (bei öffentlichen Auftraggebern) wichtiger.
4. 4Mit Stammkunden absprechen, an welche Adresse und in welchem Format sie Rechnungen haben möchten.
5. 5Ablauf mit dem Steuerberater abstimmen: Wie kommen ausgehende und eingehende E-Rechnungen in die Buchhaltung?
6. 6Rechtzeitig umstellen, nicht erst kurz vor Fristende.

Was ändert sich im Alltag?

Wenn die Software mitspielt, ändert sich für dich wenig: Du erstellst die Rechnung wie bisher, das Programm erzeugt die richtige Datei. Weil die Daten maschinenlesbar sind, fallen Fehler schneller auf – etwa eine fehlende Umsatzsteuer-ID oder eine falsche Bestellnummer. Rechnungen kommen dadurch im besten Fall schneller durch die Prüfung beim Kunden und werden früher bezahlt.

Bei eingehenden Rechnungen, etwa vom Großhandel, entfällt das Abtippen. Belege lassen sich automatisch dem Auftrag zuordnen. Das spart Zeit im Büro – vorausgesetzt, die Rechnungen landen an einer Stelle und nicht in fünf verschiedenen Postfächern.