Betrieb · Eingangsrechnungen & Belege
Die Quittung ist im Kasten. Nicht im Handschuhfach.
Quittungen verschwinden im Fahrzeug. Lieferantenrechnungen liegen im Stapel, Skonto verfällt, und am Monatsende sucht das Büro alles zusammen. Handwerk OS nimmt den Beleg per Foto auf, ordnet ihn dem richtigen Auftrag zu und erinnert dich an Skonto und Zahlungsziel.
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Eingangsrechnungen & Belege
Oktober
Belege
Das Problem
Belege gibt es jeden Tag. Ordnung selten.
Die Quittung im Handschuhfach
Schrauben, Silikon, ein Sack Kleber: schnell im Baumarkt gekauft. Die Quittung taucht drei Wochen später zerknittert wieder auf.
Skonto verpasst
3 % Skonto bei Zahlung in 10 Tagen. Die Rechnung lag im Stapel – am elften Tag wird der volle Betrag fällig.
Welcher Auftrag war das?
Gleicher Händler, fünf Baustellen. Wer den Beleg nicht zuordnet, rechnet bei der Nachkalkulation falsch.
Monatsende im Schuhkarton
Der Steuerberater will die Belege. Das Büro sucht einen Nachmittag lang zusammen, was im Monat angefallen ist.
So löst Handwerk OS es
Foto, drei Angaben, fertig.
Der Monteur fotografiert den Beleg direkt an der Kasse. Lieferant, Datum und Bruttobetrag reichen – Netto und Umsatzsteuer rechnet Lotte. Das Büro prüft, ordnet zu, und Lotte erinnert an Skonto und Zahlungsziel.
- Beleg fotografieren oder PDF hochladen – das Foto wird verkleinert
- Lieferant, Datum, Brutto und Steuersatz – Netto und USt rechnet Lotte
- Vorschlag für den passenden Auftrag mit Begründung
- Stand neu, geprüft, bezahlt – mit Skonto- und Zahlungsfrist
Holzhandel Berger
Rechnung 2026-4471 · 3. Oktober
- Brutto
- 1.842,60 €
- Auftrag
- Küche Familie Roth
- Warum dieser Auftrag?
- Material vom selben Lieferanten · Einsatz am selben Tag
- Zahlen bis
- 2. November
- Skonto 3 % bis
- Freitag, 13. Oktober
So läuft es ab
Eingangsrechnungen & Belege in 4 Schritten.
- 01
Fotografieren
„Beleg fotografieren“ antippen, Foto machen, Lieferant und Betrag eintragen. Dauert Sekunden.
- 02
Zuordnen
Passt der Beleg eindeutig zu einem Auftrag, ordnet Lotte ihn zu. Sonst siehst du Vorschläge mit Begründung.
- 03
Prüfen
Das Büro prüft Betrag, Kategorie und Fristen. Skonto und Zahlungsziel stehen schon drin.
- 04
Bezahlen
Vor Ablauf von Skonto oder Zahlungsziel meldet sich Lotte. Bezahlt? Ein Klick.
Automatisch erledigt
Das übernimmt Lotte für dich.
Du legst die Regeln fest. Was nach außen geht oder Geld kostet, gibst du frei.
Alles, was Lotte erledigt
- Lotte ordnet eindeutige Belege dem passenden Auftrag zu – du kannst es rückgängig machen
- Lotte trägt Skonto und Zahlungsziel aus den Konditionen des Lieferanten ein
- Lotte rechnet Netto und Umsatzsteuer aus dem Bruttobetrag
- Lotte erinnert drei Tage vor Ablauf von Skonto oder Zahlungsziel
- Lotte meldet Belege, die seit über einer Woche ungeprüft liegen
- Lotte verkleinert Fotos, damit der Speicher nicht vollläuft
Beleg fotografierenBeispiel
Baumarkt
Quittung · heute 14:12
Auf Handy und Computer
Auf der Baustelle und im Büro.
Alle sehen denselben Stand – jeder nur das, was er für seine Arbeit braucht.
Auf dem Handy
- Beleg direkt an der Kasse fotografieren
- Auftrag vorgeschlagen bekommen
- Tankbeleg in Sekunden erfassen
Am Computer
- Alle Belege mit Stand und Fristen
- Belege am Auftrag für die Nachkalkulation
- Geprüfte Belege für den DATEV-Export
Gewerke
Für diese Gewerke besonders wichtig.
Handwerk OS richtet die Funktion passend zu deinem Gewerk ein – mit den Begriffen und Vorlagen, die du kennst.
- Tischler & SchreinerHolz, Beschläge, Platten: Jede Lieferantenrechnung landet beim richtigen Möbelauftrag.
- Maler & LackiererFarbe und Abdeckmaterial im Baumarkt gekauft? Die Quittung ist fotografiert, bevor sie verschwindet.
- Garten- & LandschaftsbauPflanzen, Schotter, Tankbelege der Maschinen – alles mit Kategorie und Auftrag.
Aus der Praxis
So arbeiten andere Betriebe.
Wie eine Tischlerei jeden Beleg dem Auftrag zuordnet – und die Nachkalkulation ohne Zettelsuche schafft.
Die Kundenstory ist ein Beispiel und zeigt, wie ein Betrieb mit Handwerk OS arbeiten kann.
Häufige Fragen zu Eingangsrechnungen & Belege
Liest Lotte Betrag und Lieferant vom Foto ab?
Noch nicht. Du trägst Lieferant, Datum und Bruttobetrag ein. Netto, Umsatzsteuer, Fristen und den passenden Auftrag ergänzt Lotte.
Woher kennt Lotte Skonto und Zahlungsziel?
Aus den Konditionen beim Lieferanten, zum Beispiel „3 % Skonto 10 Tage, 30 Tage netto“. Daraus rechnet Lotte die Fristen für jeden Beleg aus.
Sehen Monteure die Einkaufspreise?
Nur wenn sie Geldbeträge sehen dürfen. Ohne dieses Recht fotografieren sie den Beleg, sehen aber keine Summen in der Liste.
Wie kommen die Belege zum Steuerberater?
Über den DATEV-Export. Die Eingangsbelege des Monats gehen als Buchungen mit raus und werden als exportiert markiert.
Verwandte Funktionen
Hängt alles zusammen.
Steuerberater & DATEV
Rechnungen und Belege gehen im DATEV-Format an deinen Steuerberater – mit Checkliste für den Monatsabschluss.
Nachkalkulation & Ertrag
Geplant gegen tatsächlich – je Auftrag, in ganzen Sätzen und mit dem, was du daraus für die nächste Kalkulation lernst.
Einkauf & Lieferanten
Bedarf aus allen Aufträgen sammeln, pro Lieferant bestellen, Lieferung und Rechnung abgleichen.
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